Aviso de privacidad

 

Protegiendo su privacidad


PRONALCE S.A., sociedad legalmente constituida, identificada con NIT. 811022715-4, inscrita en la Cámara de Comercio de Aburra Sur y con domicilio en Itagüí, Antioquia, dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto Único 1074 de 2015 y a la Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015, asumimos nuestras obligaciones como responsables del tratamiento de los datos personales obtenidos a través del desarrollo de nuestro objeto social; por lo tanto informamos a nuestros clientes, proveedores, contratistas, asesores independientes, consultores, colaboradores y en general, a toda persona natural titular de los datos personales, que la compañía respeta la privacidad de la información y de los datos suministrados de forma libre y voluntaria por el titular.


Según nuestras políticas de tratamiento de datos personales, los mecanismos a través de los cuales hacemos uso de éstos son seguros y confidenciales, pues contamos con los medios tecnológicos idóneos para asegurar que sean almacenados de manera tal que se impida el acceso indeseado por parte de terceras personas, y en ese mismo orden aseguramos la confidencialidad de los mismos.

  • Usted podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar sus datos personales, hacer consultas y reclamos, y demás derechos indicados en el artículo 8° de la ley 1581 de 2012 y las demás normas que lo complementen o sustituya, a través de estos medios:


Sus datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados para las siguientes finalidades:

  • 1. Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, y para facilitarle el acceso general a la información de éstos.
  • 2. Proveer nuestros servicios y productos.
  • 3. Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con el o los contratado(s) o adquirido(s).
  • 4. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores y empleados.
  • 5. Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios.
  • 6. Efectuar los registros contables y tributarios requeridos.
  • 7. Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos y servicios, alianzas estratégicas, estudios, contenidos, así como a los contratistas y/o asesores y/o consultores a cargo de la prestación de servicios, y para facilitarle el acceso general a la información de estos.
  • 8. Desarrollar programas de fidelización.
  • 9. Evaluar la calidad del servicio, y
  • 10. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.

Se le informa a los Titulares que pueden consultar la Política de Tratamiento y Procedimientos de Datos Personales de PRONALCE S.A., que contiene nuestras políticas para el tratamiento de la información recogida, así como los procedimientos de consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos, haciendo click en el siguiente enlace: www.pronalce.com/Nosotros/Politicas-privacidad


La información suministrada no la utilizaremos, procesaremos o transferiremos más allá de los límites establecidos por la ley y lo consagrado en la declaración de consentimiento del titulas de la información. Excepcionalmente, transferiremos la información suministrada, únicamente a terceros autorizados por el titular y por requerimiento de autoridad competente.


PRONALCE S.A. no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos en el sistema de almacenamiento de la información.


PRONALCE S.A., se reserva el derecho a modificar esta Política en cualquier momento y sin previo aviso. Toda modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y la misma entrará en vigencia y tendrá efectos desde su publicación en el canal correspondiente.


El presente aviso se da a conocer al público en general, dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto Único 1074 de 2015 y a la Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.



Procedimiento para la atención de consultas y reclamos por parte de los títulares



Área responsable de la atención de consultas y reclamos:
La dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato o rectificar la Autorización en los términos de Ley, es el AREA DE AUDITORÍA Y CONTROL, la cual se encuentra ubicada en la ciudad de Itagui, Antioquia, en la Carrera 50a No. 43 – 13 bodega 103, teléfono 3720874, correo electrónico sistemasgestion@pronalce.com.co


Procedimiento para Consultas:
Para la presentación de consultas, el Titular de la Información, y para efectos de garantizar la seguridad de la información, podrán optar por realizar la solicitud personalmente o por medio de escrito. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


Si el Titular opta por realizar la consulta personalmente ante el área responsable de la atención de peticiones y reclamos, deberá identificarse plenamente mediante cédula de ciudadanía o documento equivalente.


Si el Titular opta por presentar su consulta por medio escrito, el documento deberá contar con diligencia ante notaria (o autoridad competente) con presentación personal y reconocimiento del contenido. En el escrito se deberá indicar la dirección del peticionario, y adjuntar copia del documento de identificación personal.







Procedimiento para reclamos:
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo escrito ante el área responsable el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  • 1. El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida al área responsable, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que la Empresa no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • 2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Supresión de Datos
El Titular tiene el derecho, en todo momento, podrá solicitar a PRONALCE S.A. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

  • 1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
  • 2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  • 3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Ejercicio del Derecho de Supresión
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal e acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por PRONALCE S.A. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  • 1. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • 2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • 3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, PRONALCE S.A. debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.



Revocatoria de la Autorización



Área responsable de la atención de consultas y reclamos:
Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, PRONALCE S.A. deberá establecer mecanismos sencillos, de fácil acceso y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó y en los términos estipulados en la ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y normas modificatorias o complementarias.


Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que PRONALCE S.A. deba dejar de tratar por completo los datos del Titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.


Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el Titular no está conforme.


Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre Titular y Responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.


Los mecanismos o procedimientos que PRONALCE S.A. establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento otorgado no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.


Seguridad de la información



Medidas de Seguridad de la Información:
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, PRONALCE S.A. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.


Implementación de las Medidas de Seguridad:
PRONALCE S.A. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

1.  Capacitación del personal que ingresa a la Compañía acerca de la Política de Tratamiento de datos personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el tratamiento de estos.
2.  Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.
3.  Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
4.  Funciones y obligaciones del personal.
5.  Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
6.  Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
7.  Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.
8.  Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
9.  Medidas a adoptar cuando un soporte o documento sea transportado, desechado o reutilizado.
10.  El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.

El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales

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